Nieuwsbrief coördinatoren en wijkhoofden oktober 2024

Bedankt voor 2024 en succes in 2025!

Nog bijna dagelijks kijk ik met trots naar de opbrengst van de collecte 2024, nu alweer bijna 7 maanden geleden. Wat een prachtig resultaat hebben we met elkaar weer behaald. We willen telkens opnieuw benadrukken dat de jaarlijkse collecte van groot belang is voor Amnesty International, want we nemen voor onderzoek en acties geen geld aan van de overheid of van politieke en religieuze groeperingen. Bijdragen van Amnesty-supporters zijn de belangrijkste inkomstenbron. Daarom is de inzet van jullie en de duizenden collectanten in de collecteweek zo belangrijk.

De collecte is in 2025 van zondag 9 tot en met zaterdag 15 maart 2025, waarbij op zondagen niet huis-aan-huis gecollecteerd mag worden.

Collecte 2024 alweer 7 maanden geleden

Tijdens de collecte van 2024 haalden we ruim € 1.370.000 op. Een kleine groei ten opzichte van 2023. Uiteraard zijn we alweer volop bezig met de voorbereidingen voor de collecte 2025. Daarvoor willen we jullie nog even mee terugnemen naar de evaluatie van de collecte 2024.

Sommige wijzigingen die we vorig jaar doorgevoerd hebben, willen we dit jaar nog eens een extra onder de aandacht brengen. Zoals de manier waarop jullie in contact kunnen komen met de coördinatoren in de eigen gemeente, hoe ons systeem voor nieuwe coördinatoren werkt en hoe we onze coördinatoren inwerken in de werkzaamheden.

De webinars werden afgelopen jaar minder bezocht dan de jaren ervoor; dat gaan we komend jaar proberen te verbeteren.

De opbrengst van online collecteren groeide vorig jaar flink, en ook via de QR-codes werd meer gegeven dan de jaren ervoor. We kregen helaas wel veel meldingen dat de persoonlijke QR-codes niet goed op de collectebus bleven plakken. Daar hebben we nu een andere oplossing voor bedacht. Cash blijft de grootste opbrengst opleveren. Dit blijven we waar mogelijk dan ook zeker aanbieden.

Voorbereidingen collecte 2025

We willen je graag al in een vroeg stadium meenemen in de plannen voor 2025. Als op 1 december 2024 de community’s voor coördinatoren en wijkhoofden weer opengaan, zullen deze een andere uitstraling hebben.

Dit zijn de belangrijkste wijzigingen:

• We werken niet meer met tegels met foto’s, maar met een uitklapmenu.
• De opbrengst van de collecte van het vorige jaar wordt zichtbaar.
• Een takenlijst op de homepage zorgt ervoor dat je je werkzaamheden in de community kunt plannen.
• Je kunt een concept van de bestelling maken die je niet direct hoeft te bestellen.
• Je kunt looproutes al bij de gegevens van de collectant maken.
• De community is nu ook vanaf je telefoon goed benaderbaar.

Mocht je vragen hebben dan kun je natuurlijk bij ons terecht. En we ondersteunen je met een handleiding en instructiefilmpjes.

Zodra je ermee aan het werk bent, zal je merken dat er veel hetzelfde is gebleven.

• Kijk vooral eens naar de mogelijkheid om toestemming te geven dat je telefoon en mailgegevens zichtbaar worden voor de andere coördinatoren in je gemeente. Dit geeft je de ruimte om meer te gaan samenwerken.
• De lay-out is rustiger geworden en de uitleg over de verschillende functies is op aparte tabbladen gekomen, zodat het niet afleidt van de feitelijke acties. Op de startpagina staan takenlijsten waardoor je meteen weet welke acties er van je verwacht worden. Je kunt ook taken voor jezelf aanmaken, zodat je bijvoorbeeld weet wie je nog moet benaderen. Hier zie je ook hoeveel collectanten er op je lijst staan en wat vorig jaar de opbrengst was. Als je de bestellingen gaat maken zijn er ook foto’s van de materialen, zodat je weet wat we gaan sturen.
• We hebben geprobeerd een betere indeling van de documenten te maken.

In 2025 zullen de Webinars vervangen worden door korte filmpjes over de verschillende processen binnen de collecte en de community. Daarnaast zijn we op aantal momenten komend jaar via een online-bijeenkomst bereikbaar voor vragen. Daarover meer in de volgende nieuwsbrief.

In contact met jullie

Uiteraard hebben we het stappenplan aangepast. Daarin kun je zien in welke week we de collectanten, wijkhoofden en coördinatoren de nieuwsbrieven gaan sturen en welke activiteiten we op welk moment van jou verwachten. Dit stappenplan vind je hier en vanaf 1 december 2024 ook in de community. Lees het goed door, want elk jaar voeren we veranderingen door om de voorbereidingen en afronding beter te laten verlopen.

De komende periode leggen we de laatste hand aan de handleiding, zodat deze bij de start van jouw voorbereidingen zo volledig mogelijk is. We proberen de instructies op diverse manieren aan te bieden, zodat iedereen de methode kan kiezen die het beste bij hem of haar past.

Dus: handleidingen, veelgestelde vragen, foto’s en filmpjes en vragenuurtjes, maar uiteraard ook de mail en telefoon.

Huis-aan-huis en online collecteren

Persoonlijk om een gift vragen: dát is de kracht van de collecte. Dat kan fysiek aan de deur, maar ook online via WhatsApp, mail of social media. Een ander opkomend fenomeen is het cashless collecteren via de QR-code. Het is veiliger en zorgt voor minder handelingen rondom het tellen en afstorten. Die opbrengst groeit elk jaar. Toch blijft voor ons cash geld de meest gebruikte collecteermethode. Wij blijven dit dan ook graag aannemen.

Wel bieden we (daar waar we geen coördinatoren of wijkhoofden meer kunnen vinden) de collectanten het collecteren met een QR-code aan. Zo kunnen ze toch hun straten lopen (en mensen persoonlijk aanspreken) zonder dat er een collectebus gebracht en gehaald en contant geld geteld en gestort hoeft te worden.

De collecte-community en de financiële afhandeling

Per 1 december opent de community weer en kun je, aan de hand van de takenlijst en het stappenplan, beginnen met de voorbereidingen.

Twee jaar geleden zijn we gestopt met de papieren administratie. Dit tot tevredenheid van velen. Jullie hebben dit omarmd en de aanpassingen die we afgelopen periode doorgevoerd hebben, zullen het nog makkelijker maken.

Helaas merkten we dat er afgelopen jaar op meer plekken dan andere jaren telverschillen waren tussen de handmatige telling en de telling door de machine van Geldmaat. Het uitzoeken van die verschillen kostte ons veel tijd. We hebben ontdekt dat het merendeel van de verschillen in de handmatige tellingen zat.

Als een telling een te groot verschil geeft moeten we dit uitzoeken. Dan vragen we de papieren telkaarten op en vergelijken deze met de telbriefjes in de community. We liepen de afgelopen jaren dan tegen de volgende issues aan:

• Op het telbriefje in de community stond alleen het totaalbedrag. Dan moesten we dus alle verschillende aantallen muntjes alsnog in een schaduwsysteem natellen. We zagen tientallen keren dat de totaaltelling op de telkaart niet goed gedaan was.
• Soms stond zowel op het telbriefje in de community als op de handmatige telkaart maar één bedrag, waardoor we de verschillende aantallen muntjes helemaal niet konden achterhalen. Daardoor konden we ook het verschil niet verklaren.

Om te voorkomen dat we zoveel natellingen moeten doen is het in de community nu verplicht om alle telbriefjes volledig in te voeren in het systeem.

We begrijpen dat dit meer werk is in het voortraject, maar het levert de coördinatoren minder stress op. Het is voor de coördinatoren erg onprettig als wij een telverschil constateren dat niet binnen de marges blijft en vervolgens contact met hen opnemen. Wij verwachten dat we met deze aangepaste werkwijze 80% van de telverschillen kunnen voorkomen. Het geeft ook jou als coördinator de juiste tools in handen om bij een machinestoring bij Geldmaat aan te kunnen tonen wat het verschil is.

We hebben veel zin in de komende collecte en staan klaar om je te ondersteunen!