Nieuwsbrief coördinatoren 30 november 2022
Morgen gaat de community open!
Vanaf 1 december zijn de community’s voor de coördinatoren en de wijkhoofden weer geopend. We hebben de hulpteksten en handleidingen die bij ‘Mijn documenten’ staan, aangepast en er zijn enkele nieuwe functionaliteiten.
We nodigen je van harte uit om snel een kijkje in de community te nemen. Onder ‘Mijn documenten’ vind je de Handleiding Collecte. Meer hulp nodig? Lees verder in deze nieuwsbrief. In de aanloop naar de collecte komt er over elk belangrijk onderwerp een webinar. De Collecteservice is bereikbaar via collecteservice@amnesty.nl
Inlogcodes
De weg naar de community kun je terugvinden op de startpagina van de collecte op de website van Amnesty: amnesty.nl/collecte. Of via een van onderstaande knoppen:
Link naar community voor coördinatoren
Link naar community voor wijkhoofden
Als je de inloggegevens niet meer weet, kies dan voor het e-mailadres dat bekend is bij Amnesty en kies dan de optie ‘wachtwoord vergeten’. Je krijgt dan een mail waarmee je het wachtwoord opnieuw in kunt stellen. Krijg je geen mail (ook niet in je spambox!)? Stuur dan een mail naar collecteservice@amnesty.nl. Wij controleren dan het mailadres en sturen je een reset voor het wachtwoord.
Bellen met collectanten
Tijdens de telefoongesprekken die we de afgelopen maanden met de coördinatoren voerden, vroegen we of zij hulp konden gebruiken bij het benaderen van de collectanten. We zien namelijk dat we veel meer geregistreerde collectanten hebben dan er daadwerkelijk gelopen hebben in 2022. Daarom nemen we nu telefonisch contact op met de collectanten als de coördinator dit aangegeven heeft. We weten niet of het lukt om iedereen te bereiken en wij maken ook geen inhoudelijke afspraken met de collectanten. In de community kunnen jullie straks zien of we een bepaalde collectant bereikt hebben en of deze meeloopt in 2023. De collectanten die aangeven te willen stoppen, zal je niet meer terugzien in de community.
Het blijft jouw verantwoordelijkheid als wijkhoofd of coördinator om vóór 1 februari 2023 duidelijkheid te hebben of een collectant wel of niet meeloopt of om een inschatting te maken van het aantal collectanten dat je verwacht dat er meelopen. Maak zelf ook ruim voor de collecte afspraken over de looproutes en over het halen of brengen van de collectebus.
Voor de collectanten die in het systeem staan als ‘bereikt’ en ‘loopt mee’, krijg je een gepersonaliseerd legitimatiebewijs. Net als vorig jaar houden we jullie via nieuwsbrieven op de hoogte wanneer jullie materialen kunnen bestellen en kunnen beginnen met het verwerken van de administratie.
Stappenplan en Handleiding Collecte 2023
In de community vind je onder ‘Mijn documenten’ ook het Stappenplan Collecte 2023 met daarin alle belangrijke data. Ook staat daar de Handleiding Collecte 2023. Op veler verzoek hebben we één handleiding gemaakt waar alle informatie instaat. De grootste verandering dit jaar is dat de hele administratieve en financiële afhandeling via de community zal gaan. Er hoeft niet door iedereen meer een envelop ingestuurd te worden. Daarvoor in de plaats is het goed bijhouden van de gegevens in de community belangrijker geworden. Lees hiervoor goed de handleiding door. Uiteraard zullen we jullie daarin weer ondersteunen met webinars.
Mochten er wijzigingen plaatsvinden in de aanloop naar de collecte, dan houden we jullie uiteraard via de mail op de hoogte.
Webinars
Afgelopen jaren hebben we goede ervaring opgedaan met de uitleg van verschillende onderdelen van de collecte in webinars. Dat willen we dit jaar voortzetten. Aanmelden voor de webinars kan vanaf nu eenvoudig via de aanmeldknop in de nieuwsbrief van 30 november.
De onderwerpen:
- wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden van de community – 7 december 19.30 uur
- wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden van de community- 15 december 15.00 uur
- stappen van de bestelling en belang van community – 4 januari 19.30 uur
- stappen van de bestelling en belang van community – 12 januari 15.00 uur
- uitleg opzet online collecte 2023 – 18 januari 19.30 uur
- uitleg opzet online collecte 2023 – 26 januari 15.00 uur
- afstorten bij Geldmaat en financiële afhandeling – 8 februari 19.30 uur
- afstorten bij Geldmaat en financiële afhandeling – 16 februari 15.00 uur
Materialen collecte 2023
Op dit moment is het nog niet mogelijk bestellingen te doen in de community. Begin januari 2023 sturen we de uitnodiging om materialen te bestellen en zullen we ook iets vertellen over de materialen en de veranderingen. We gaan met ingang van 2023 werken met een ander verzendburo.
Communicatie met collectevrijwilligers
Als coördinator is het belangrijk goede afspraken met je wijkhoofden te maken over wie wat gaat doen in de community. Check je wijkhoofden in de community bij Mijn Gebieden onder Mijn Wijken. Daar zie je per wijk het wijkhoofd staan. Mis je wijkhoofden of heb je nieuwe? Geef dit via de knop ‘Vraag aan collecteteam’ op de homepage van de community aan ons door, dan maken wij het in orde.
Werving wijkhoofden
Amnesty International werft in principe geen wijkhoofden. We horen van veel coördinatoren dat het goed werkt om deze te zoeken onder de collectanten en om hen persoonlijk te vragen. Ook verschilt het per coördinator welke taakverdeling die voor ogen heeft. Heb jij dringend een wijkhoofd nodig en lukt het niet om deze te vinden onder je collectanten? Laat ons dat dan weten via ‘Vraag aan collecteteam’ in de community, dan kunnen we met elkaar kijken welke aanpak er mogelijk is.
Nieuwsbrief naar collectanten
We sturen alle collectevrijwilligers op 11 januari 2023 een ‘Save the date’ per mail, zodat ze de datum van de collecteweek alvast in de agenda kunnen noteren. Ook vertellen we hun dan over het online collecteren en de iDeal QR-codes.
Het is de bedoeling om deze mailing ook aan de coördinatoren en wijkhoofden te sturen. Je kunt sowieso alle nieuwsbrieven op de website lezen.
Collecte en privacy
Amnesty International vindt jouw privacy heel belangrijk. Wij verwerken persoonsgegevens en andere data zorgvuldig en in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving ter bescherming van jouw privacy. Meer informatie over hoe Amnesty omgaat met de (persoons)gegevens van haar vrijwilligers van de collecte, vind je in onze Privacyverklaring Collecte.