Privacyverklaring collecte

Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe Amnesty International Nederland (Amnesty) omgaat met de (persoons)gegevens van haar vrijwilligers van de collecte, te weten collectanten, wijkhoofden en collecte-coördinatoren.

Doel

Amnesty gebruikt de (persoons)gegevens van haar vrijwilligers uitsluitend in het kader van de organisatie van de landelijke collecteweek van Amnesty. Uiteraard houden wij onze vrijwilligers ook graag op de hoogte van onze overige acties en evenementen, maar alleen indien en voor zover hierop prijs wordt gesteld.

Persoonsgegevens

Amnesty verzamelt van haar vrijwilligers: voor- en achternaam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Amnesty verkrijgt deze persoonsgegevens rechtstreeks van haar vrijwilligers bij de aanmelding als collectant, wijkhoofd of collecte-coördinator.

Doeleinden

De aanmeldingen van de collectanten worden gedeeld via de online community met de desbetreffende collecte-coördinator uit de regio, zodat zij contact kunnen opnemen en onderhouden. In de grotere collectegebieden wordt de collecte-coördinator ondersteund door een wijkhoofd. In dat verband kunnen ook de wijkhoofden de contactgegevens van collectanten verkrijgen. Collecte-coördinatoren en wijkhoofden kunnen de naam, de aanhef, het telefoonnummer en het e-mailadres van de collectanten zelf wijzigen. Het wijzigen van het woonadres verloopt via het secretariaat.

Het is van belang dat de identiteit van de collectant én de organisatie waarvoor wordt gecollecteerd (Amnesty in dit geval) voor de bewoner helder is. Voor het aanmaken van de ID-bewijzen zijn geen aanvullende gegevens nodig. Amnesty verstuurt voorgedrukte gepersonaliseerde ID-bewijzen (met daarop: de naam van de collectant, het collectegebied en de naam en het telefoonnummer van de coördinator van dat gebied), indien het voor 1 februari bekend is dat een collectant meeloopt. Bij latere aanmelding werken we met een blanco ID-bewijzen, die door de collectant en collecte-coördinator handmatig worden aangevuld met contactgegevens.

Amnesty ontvangt na afloop van de collecte via de online community de opbrengst per collectant, de collectestaat, het stortingsbewijs en een specificatie van gemaakte kosten van de collecte-coördinator.

Amnesty werkt voor de collecte-coördinatoren en wijkhoofden met een online community. Dit is een web-based platform genaamd Collectekracht waarop met een persoonlijke gebruikersnaam  en wachtwoord ingelogd wordt. Dit platform is aan de achterkant aan de algemene relatie-database van Amnesty. Aan de voorkant kunnen collecte-coördinatoren en wijkhoofden een beperkt aantal gegevens inzien en wijzigen. De volgende gegevens worden verwerkt in de online community:

  • NAWTE-gegevens collecte-coördinator, wijkhoofden en collectanten;
  • Naam collectegebied;
  • Bruto collecteopbrengst;
  • Gemaakte kosten (specificatie);
  • Netto collecteopbrengst;
  • Opgave aantal collectanten;
  • Naam, telefoonnummer en emailadres van tweede persoon die geld telt/ afstort.

Digitale nieuwsbrieven
In de aanloop naar de collecte en tijdens de afronding verstuurt Amnesty digitale nieuwsbrieven naar collectanten, wijkhoofden en coördinatoren te ondersteuning van de uitvoering van de taken. Afmelden voor deze nieuwsbrieven is niet mogelijk, omdat de geboden informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken. Collectanten en wijkhoofden ontvangen in de periode van november t/m mei maximaal 6 nieuwsbrieven. Coördinatoren ontvangen in de periode van oktober t/m juni maximaal 10 nieuwsbrieven.

Bewaartermijnen

De collecteadministraties vallen onder de wettelijke bewaartermijn en worden 7 jaar bewaard. Amnesty bewaart de persoonsgegevens van haar vrijwilligers nog 5 jaar na afloop van de landelijke collecteweek. Ingeval er sprake is van een lidmaatschaps- of donateursrelatie kan het zijn dat je persoonsgegevens (tevens) uit dien uit hoofde bewaard blijven.

Collecteprotocol

Stichting Collecteplan heeft in 2007 het Collecteprotocol opgesteld met richtlijnen en afspraken om de betrouwbaarheid en kwaliteit van de collecte te waarborgen. Amnesty heeft zich hieraan gecommitteerd. In de laatste versie van het Collecteprotocol is extra aandacht voor de AVG.

Verwerkers

In het kader van de organisatie van de collecte wordt samengewerkt met diverse partijen, denk b.v. aan: een verzendhuis, een belbureau en de aanbieder van betalen met iDealQR. Met deze partijen zijn passende afspraken gemaakt op o.a. het gebied van gegevensbescherming van onze vrijwilligers, voor zover zij ook persoonsgegevens van onze vrijwilligers verwerken.

Privacy rechten

Je hebt verschillende rechten als het gaat om het gebruik van je persoonsgegevens. Zo kun je Amnesty verzoeken om de gegevens die wij van je gebruiken in te zien. Ook kun je ons vragen deze gegevens te wijzigen of te verwijderen uit onze systemen, of het gebruik van jouw gegevens beperken of in een technisch formaat op te sturen (recht op dataportabiliteit).

Als je gebruik wilt maken van jouw privacy rechten, dan kun je contact opnemen met ons Servicecenter. Stuur je volledige naam, adres en telefoonnummer per e-mail naar privacy@amnesty.nl of per brief aan het Servicecenter van Amnesty International, Postbus 1968, 1000 BZ Amsterdam.

Voordat we je aanvraag in behandeling nemen, is Amnesty verplicht je identiteit te verifiëren. Daarvoor kan Amnesty telefonisch contact met je opnemen. Amnesty handelt privacy verzoeken zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen een maand af.

Sommige gegevens kan Amnesty niet verwijderen, bijvoorbeeld in het geval van een financiële relatie (lidmaatschap, donatie) en de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Bezwaar

Amnesty houdt haar vrijwilligers graag op de hoogte van haar overige fondsenwervende activiteiten en evenementen. Mocht je hier bij nader inzien toch geen prijs op stellen, kan je eenvoudig bezwaar maken. Onderaan onze nieuwsbrieven kun je je bijvoorbeeld direct afmelden. Een eerder gegeven toestemming voor het gebruik van je gegevens, kan je altijd weer intrekken.

Beveiliging

Amnesty zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens van vrijwilligers van de collecte. Denk onder andere aan: een geheimhoudingsplicht voor alle collecte-coördinatoren en wijkhoofden en het beveiligde aanmeldformulier op de website (SSL). Amnesty waarborgt dat derde partijen (verwerkers ) – die ten behoeve van Amnesty gegevens verwerken – tevens beschikken over een passend niveau van (informatie)beveiliging.

Vragen

Vragen of opmerkingen over ons privacyverklaring of over hoe Amnesty omgaat met (persoons)gegevens kunnen ingediend  worden via privacy@amnesty.nl of per brief t.a.v. het Servicecenter van Amnesty, Postbus 1968, 1000 BZ Amsterdam. Sinds 25 mei 2018 kan je ook direct een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je kunt de Autoriteit tippen via dit formulier.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig ons privacyverklaring voor mogelijke wijzigingen in ons beleid.

Laatste update van deze privacyverklaring: 27 februari 2020