Nieuwsbrief coördinatoren en wijkhoofden 7 januari 2025

Allereerst wil ik je een heel gelukkig en gezond 2025 wensen. Graag informeren we je over de deadlines tot aan de collecte in de week van 9 tot en met 15 maart 2025.

Deze mailing wordt vandaag verstuurd aan alle coördinatoren en wijkhoofden. Volgende week zullen alle collectanten een mail van ons ontvangen. Wij informeren hen over de datum van de collecte en geven informatie over de collecte zelf.

Niet iedereen zal de mail die wij sturen openen. Daarom wil ik graag nogmaals onderstrepen dat het belangrijk is dat er persoonlijk, bij voorkeur telefonisch, contact is tussen de coördinator of het wijkhoofd en de collectant. Dat motiveert de collectanten vaak om mee te doen en zelfs een extra stapje te zetten. De nieuwsbrieven vanuit Amnesty zijn hierop aanvullend.

Instructiefilmpjes

In de nieuwe community’s voor coördinatoren en wijkhoofden is een apart menu-item ‘instructiefilmpjes’. Hierin nemen we jullie mee in de werkzaamheden voor verschillende onderdelen binnen de community. Daarmee vervallen de webinars zoals we die sinds 2021 gaven. De informatie over de collecte loopt via verschillende kanalen:

• deze nieuwsbrieven;
• de instructiepagina’s en instructiefilms binnen de community;
• de handleiding en het stappenplan;
• buddy’s – voor nieuwe coördinatoren die daar behoefte aan hebben.

Vragenuurtjes

Wij vinden dat persoonlijk contact ook erg belangrijk blijft. Daarom organiseren we vragenuurtjes. Je hoeft je daarvoor niet aan te melden. De bijeenkomst heeft geen agenda, maar je kunt rechtstreeks vragen aan ons stellen; deze zullen we centraal behandelen. De vragen kun je vooraf stellen via de mail of tijdens het vragenuurtje via de chat. We gaan niet in op individuele vragen over een speciaal gebied, maar zullen de vraag altijd algemeen beantwoorden.

Hieronder staan de tijden voor de vragenuurtjes, met achter de eerste twee de link naar de zoommeeting. De andere vier links volgende in de volgende nieuwsbrieven.

Vrijdag 10 januari 2025 15:00 uur
https://amnesty-nl.zoom.us/j/89083011489?pwd=BSg1k14EWOrBJalfUlmGXy5Favqx85.1

Woensdag 22 januari 2025 19:00 uur
https://amnesty-nl.zoom.us/j/83139302747?pwd=KJitWpqG1tk79InzlqzXvkgLtuwfFL.1

Maandag 3 februari 2025 19:00 uur

Vrijdag 7 februari 1015 15:00 uur

Vrijdag 7 maart 2025 15:00 uur

Vrijdag 14 maart 2025 15:00 uur

Uiteraard kunnen jullie ons vragen blijven stellen via ‘Vraag aan collecteteam’ in de community of collecteservice@amnesty.nl. Jullie kunnen ons ook tijdens kantoortijden bellen.

Bestellingen aanmaken in de community

Vanaf vandaag, 7 januari 2025, kun je als coördinator de materialen bestellen in de community. We hebben van alle materialen afbeeldingen gemaakt, zodat je weet hoe ze eruit zien. Instructies zijn te bekijken op een speciaal instructiefilmpje en te lezen op de instructiepagina bij het menu-item ‘Bestellingen en voorraad’. Nieuw is dat jullie een conceptbestelling kunnen aanmaken en pas later indienen. Voorheen moest je meteen de juiste bestelling aanmaken

Sluitingsdatum legitimatiebewijzen

De legitimatiebewijzen worden op naam geprint. Daarvoor moeten we uiterlijk op 30 januari weten welke collectanten er wel en niet lopen. Aan het einde van die dag sturen wij het bestand met namen naar de drukker. Wij laten een legitimatiebewijs printen voor elke collectant van wie het vinkje ‘Loopt mee’ aanstaat in de lijst ‘Mijn collectanten’. Weet je zeker dat iemand niet meeloopt dit jaar? Zet het vinkje dan uit. De coördinator ontvangt de legitimatiebewijzen in de tweede helft van februari en zorgt dat deze ook bij de wijkhoofden komen.

Op elk legitimatiebewijs komt een persoonlijke iDEAL QR-code. Je kunt je in de community zien hoeveel geld elke collectant met de iDEAL QR-code heeft opgehaald. Verder ontvang je op het blad van het legitimatiebewijs ook een kaartje met dezelfde iDEAL QR-code. Deze kun je in het hoesje schuiven dat we meeleveren met de legitimatiebewijzen. Dat hoesje moet je op de collectebus plakken en het blijft daar definitief op zitten.

Voor mensen die zich later nog aanmelden kun je blanco legitimatiebewijzen bestellen, samen met de overige materialen. Daar schrijf je de naam van de collectant met de hand op. Blanco bewijzen hebben sinds dit jaar ook een unieke iDEAL QR-code. Noteer het op het blanco legitimatiebewijs aangegeven nummer bij het aanmelden van die collectant, dan is de opbrengst in de community zichtbaar bij die collectant.

De materialen en bestellingen

Graag extra aandacht voor een paar onderdelen over de materialen en het bestellen in 2025: We bedanken de collectanten dit jaar uit ons hart met een hart waaruit een fleurig boeketje bloemen kan groeien, en een speciale kaart met een mooi gedicht en een kortingscode voor de webshop. Het hart en de kaart kun je bestellen bij de overige materialen.

• Voor de coördinatoren en wijkhoofden hebben we ook een sfeervolle verrassing.
• Voor het afstorten van het papiergeld is het belangrijk dat je een sealbag bij de materialen bestelt.
• Verder staat op de bestellijst ook het collecteshield. Deze kun je inzetten om te collecteren zonder dat mensen contant geld kunnen geven.
• Van 7 januari tot en met 4 februari kan de coördinator in de community de bestellingen doen. Je kunt ook per wijkhoofd individuele bestellingen doen.
• Je kunt de gegevens voor het afleveradres wijzigen. Als je ze niet wijzigt zal de bestelling naar jouw adres gestuurd worden.
• We werken met track and trace. Belangrijk is dat je dan je e-mailadres vermeldt bij de bestelling.
• Bij de bestelling krijg je een apart telefoonnummer van de klantenservice mee. Voor vragen over de gemaakte bestelling kun je daar terecht, en niet meer bij de collecteservice.

Communicatie met de collectanten

We hebben veel collectanten die al enkele jaren niet lopen. Daardoor kunnen we geen goede inschatting maken van de opbrengst en de inkoop. De collectanten die al drie jaar geen opbrengst hebben zijn we aan het bellen. We hopen ze op deze manier te motiveren om mee te doen. Als ze niet meer fysiek willen collecteren bieden we ze de online collectebus aan.

Op 14 januari sturen we alle collectanten die we mogen mailen een nieuwsbrief met de datum van de collecte 2025. We vertellen daarin ook wat ze vanuit Amnesty’s collecteteam de komende maanden aan informatie kunnen verwachten.

Elke collectant krijgt half februari een link naar een persoonlijke collectantenpagina. Daar wordt de opbrengst van de persoonlijke iDEAL QR-code zichtbaar en van daaruit kunnen ze direct online collecteren. Ze hoeven daarvoor geen account aan te maken. De persoonlijke pagina is ook goed benaderbaar vanaf de mobiele telefoon. Vlak voor de collecte sturen we alle collectanten de link naar de persoonlijke pagina ook nog per sms. We zullen in de eerste mail daarover ook goed uitleggen hoe ze kunnen aangeven dat ze geen sms van ons willen ontvangen.

Helaas wordt de groep collectanten die we, wegens een tekort aan coördinatoren en wijkhoofden, niet van een fysieke collectebus kunnen voorzien steeds groter. Uiteraard bieden we deze mensen de mogelijkheid om online collecteren. Maar wat zou het mooi zijn als zij toch langs de deuren zouden kunnen gaan. Daarom sturen we hen een link naar een omgeving waarin ze zelf de straten kunnen kiezen waar ze willen collecteren. We sturen ze dan ook een collecteshield toe met hun eigen QR-code, om zo toch langs de deuren te kunnen. We zijn erg benieuwd hoe deze pilot ontvangen zal worden.

Vragen voor de collecteservice

De meeste coördinatoren en wijkhoofden zijn inmiddels aan de slag in de community. We willen iedereen graag zo goed mogelijk helpen. Wij streven ernaar om vragen via de community en e-mail binnen drie werkdagen te beantwoorden.

Als je het antwoord op een vraag niet kunt vinden in de handleiding, stel deze dan in de community. Dit hoeft maar één keer. Meerdere keren insturen via de e-mail en de community leidt tot vertraging in het beantwoorden. Inzicht in berichten die je gestuurd hebt zie je onder het kopje ‘Vraag aan collecteteam’.