Nieuwsbrief coördinatoren en wijkhoofden 4 januari 2023
Webinars
In de nieuwsbrief van december stelden we je in de gelegenheid om je in te schrijven voor de webinars als voorbereiding op de collecte 2023. Mocht je je nog niet hebben opgegeven, maar wil je wel graag een webinar bijwonen, geef je alsnog op via de link in de nieuwsbrief. Tijdens deze webinars krijg je ook de mogelijkheid om via de chat vragen te stellen aan het Collecte-team.
Webinar Bestellingen en registratie collectanten – 4 januari 2023 en 12 januari 2023
Webinar Online collecte – 18 januari 2023 en 26 januari 2023
Webinar Afstorten en financiële afhandeling – 8 februari 2023 en 16 februari 2023
Deadlines
De voorbereidingen van de collecte zijn in volle gang. De communities zijn open, zodat je toegang hebt tot de gegevens van de collectanten. Er zijn twee belangrijke deadlines: 1 en 6 februari 2022.
Op 1 februari is de deadline voor het laten drukken van legitimatiebewijzen op naam met een persoonlijke iDeal QR-code. Bestel je materialen vóór 6 februari. Dan heb je ze op tijd in huis. De bestellingen kunnen de coördinatoren doen vanaf 9 januari.
Sluitingsdatum legitimatiebewijs
De legitimatiebewijzen worden ook dit jaar weer op naam geprint. Daarvoor hebben we uiterlijk 1 februari de namen van de collectanten nodig. Aan het einde van die dag sturen wij het bestand met namen naar de drukker. Wij laten een legitimatiebewijs printen voor elke collectant van wie het vinkje ‘Loopt mee’ aanstaat in de lijst Mijn Collectanten. Weet je zeker dat iemand niet meeloopt dit jaar? Zet het vinkje dan uit. De coördinator ontvangt de legitimatiebewijzen in de tweede helft van februari en zorgt dat deze ook bij de wijkhoofden komen.
Op elk geprint legitimatiebewijs komt een persoonlijke iDeal QR-code. Hierdoor kan je in de community zien hoeveel geld elke collectant met de iDeal QR-code heeft opgehaald. Verder ontvang je ook een sticker met dezelfde iDeal QR-code. Deze kun je op de collectebus van de betreffende collectant plakken.
Voor mensen die zich later nog aanmelden, kun je blanco legitimatiebewijzen bestellen, samen met de overige materialen. Daar schrijf je de naam van de collectant met de hand op. Blanco bewijzen hebben een algemene iDeal QR-code, waarvan de opbrengst niet te herleiden is naar de collectant.
De materialen
Graag vertel ik je alvast wat over de aanpassingen wat betreft de materialen die we in 2023 gebruiken.
· We bedanken de collectanten dit jaar met een klein cadeautje waaruit een fleurig boeketje bloemen groeit en een speciale kaart met een mooi gedicht en een kortingscode. Deze kun je bestellen bij de overige materialen.
· Voor de coördinatoren en wijkhoofden hebben ook een fleurige verrassing om jullie te bedanken.
· We gebruiken al een paar jaar geen plastic tasjes meer, maar dit jaar stoppen we ook met de herbruikbare tasjes. Vraag je collectant zelf een tas mee te nemen om de collectebussen mee naar huis te nemen.
· Voor het afstorten van het papiergeld is het belangrijk dat je een sealbag bij de materialen besteld.
· Verder staat op de bestellijst ook het collecteshield. Deze kun je inzetten om te collecteren zonder dat mensen contant geld kunnen geven. Dit is een restvoorraad van vorig jaar.
Bestelling (voor coördinatoren)
De bestellingen kunnen in de community gemaakt worden de coördinator van 9 januari tot en met 6 februari. We werken dit jaar met een nieuw verzendbureau, waardoor er een paar wijzigingen zijn.
· Je kunt ook individuele bestellingen per wijkhoofd maken.
· Je moet alle gegevens voor het afleveradres zelf invullen, dus ook als het naar je eigen adres gestuurd moet worden.
· We gaan werken met track en trace. Belangrijk is dat je dan je e-mailadres meestuurt met de bestelling.
· Bij de bestelling krijg je een apart telefoonnummer van de klantenservice mee. Voor vragen kun je daar terecht, en niet meer bij de Collecteservice.
· Voor de webinar over bestellingen op 4 of 12 januari kun je je vanuit deze nieuwsbrief aanmelden.
Communicatie met de collectanten
Een deel van de collectanten bellen we (in overleg met de coördinatoren) om te vragen of ze nog beschikbaar zijn voor de collecte 2023. We hopen op deze manier samen met jou het bestand up-to-date te krijgen. Of we de mensen bereikt hebben, zie je aan het vinkje ‘bereikt’ in de community.
Maak zelf ook met de collectanten die geld willen inzamelen ruim voor de collecte afspraken over de looproutes en over het halen of brengen van de collectebus.
Op 11 januari sturen we alle collectanten die we mogen mailen een nieuwsbrief met de datum van de collecte 2023 en om aan te geven wat ze vanuit Amnesty’s Collecte-team aan informatie kunnen verwachten de komende maanden.
Elke collectant krijgt in week 8 een link naar een persoonlijke collectantenpagina. Daar wordt de opbrengst van de persoonlijke iDeal QR-code zichtbaar, evenals de contante opbrengst na afloop van de collecte. Net als vorig jaar kunnen ze vanaf deze persoonlijke pagina ook een digitale collectebus aanmaken of inloggen op hun digitale collectebus die ze eerder hebben aangemaakt.
Wij vinden het belangrijk dat er persoonlijk, telefonisch of per e-mail contact is tussen de coördinator of het wijkhoofd en de collectant. Dat motiveert de collectanten vaak om weer mee te doen en zelfs een extra stapje te zetten. De nieuwsbrieven vanuit Amnesty zijn hier aanvullend op.
Vragen voor de Collecteservice
De meeste coördinatoren en wijkhoofden zijn inmiddels aan de slag in de community. We willen iedereen graag zo goed mogelijk helpen. Wij streven ernaar om vragen via de community en de e-mail binnen drie werkdagen te beantwoorden.
Als je het antwoord op een vraag niet kunt vinden in de handleiding, dien deze dan in via de community. Dit hoeft maar één keer. Meerdere keren insturen via de e-mail en de community leidt tot vertraging in het beantwoorden. We hopen dat we op deze manier meer ruimte creëren om bijzondere situaties sneller uit te zoeken en op te lossen.