Nieuwsbrief collecte november: De officiële start van de voorbereidingen

1 december gaat de community open

Vanaf 1 december zijn de communities voor de coördinatoren en de wijkhoofden weer geopend. In deze nieuwbrief bespreken we onder andere een paar nieuwe functionaliteiten.

We nodigen je van harte uit om snel een kijkje in de community te nemen. De look en feel is gewijzigd, dus neem even de tijd om rond te kijken. Onder ‘Mijn documenten’ vind je de ‘Handleiding collecte’. Bij elk onderwerp zijn op een extra tabblad de werkzaamheden voor die functionaliteit verder uitgelegd. Dit tabblad heet ‘instructies’.

Helaas liep de deelname aan de webinars de afgelopen jaren terug. We kiezen er dit jaar voor de informatie op verschillende manieren aan te bieden, zodat je de instructiemethode kunt kiezen die het beste bij jou past.

Zo kun je je laten informeren via de handleiding, de nieuwsbrieven, via buddy’s voor nieuwe coördinatoren, je kunt contact zoeken met coördinatoren in de eigen gemeente en instructies krijgen in de community. Je kunt ook contact met ons zoeken via ‘vraag het collecteteam’ in de community of via mail of telefoon. Daarnaast zullen we af en toe online vragenuurtjes houden. Houd voor de datums en de link naar de bijeenkomsten de nieuwbrieven in de gaten.

Inlogcodes

De weg naar de community kun je terugvinden op de startpagina van de collecte op de website van Amnesty: amnesty.nl/collecte. Of via een van onderstaande knoppen:

Link naar community voor coördinatoren

Link naar community voor wijkhoofden

Als je de inloggegevens niet meer weet, kies dan voor het e-mailadres dat bekend is bij Amnesty en kies dan de optie ‘wachtwoord vergeten’. Je krijgt dan een mail waarmee je het wachtwoord opnieuw in kunt instellen. Krijg je geen mail (ook niet in je spambox)? Stuur dan een mail naar collecteservice@amnesty.nl. Wij controleren dan het mailadres en sturen je een reset voor het wachtwoord.

Stappenplan en Handleiding Collecte 2025

In de community vind je onder ‘Mijn documenten’ het ‘Stappenplan Collecte 2025’ met daarin alle belangrijke data. Daar vind je ook de ‘Handleiding Collecte 2025’.

Aangezien jullie geen fysieke documenten meer hoeven te sturen is het goed invullen van de gegevens in de community belangrijker geworden. Lees hiervoor goed de handleiding, maar vooral ook de instructies bij de verschillende onderdelen in de community.

Mochten er wijzigingen plaatsvinden in de aanloop naar de collecte, dan houden we jullie uiteraard via de mail op de hoogte.

Nieuwe collectanten

Tijdens de telefoongesprekken die we de afgelopen maanden met de coördinatoren voerden, hebben veel coördinatoren gevraagd om extra collectanten. Dat geeft jullie betrokkenheid aan en jullie motivatie om de collecte-opbrengst zo hoog mogelijk te krijgen. Wij doen ons best om aan deze behoefte te voorzien, maar realiseer je dat onze mogelijkheden daarin beperkt zijn.

De ervaring leert dat persoonlijk vragen het beste werkt, daarvoor hebben we echt jullie hulp nodig. Denk eens na wie in je vrienden-, familie- en kennissenkring je zou kunnen vertellen over je mooie vrijwilligerswerk bij Amnesty International en waarom je juist voor dit vrijwilligerswerk gekozen hebt. Via een mail aan collecteservice@amnesty.nl kun je ook een aantal flyers bestellen om op te hangen op openbare plekken, maar ook bij je sportvereniging, de fanfare, het buurthuis of de supermarkt. Uiteraard in overleg met beheerders en eigenaren. De coördinatoren die bij het telefonisch contact in september/oktober aangegeven hebben dat ze extra collectanten kunnen gebruiken krijgen deze flyers sowieso thuisgestuurd.

Legitimatiebewijzen

Let erop dat je op tijd begint met het benaderen van de collectanten om te informeren of ze wel of niet meelopen tijdens de collecte in maart. Zorg dat je voor 30 januari 2025 duidelijk hebt wie er meeloopt. Voor de collectanten die in het systeem staan als ‘bereikt’ en ‘loopt mee’, krijg je een gepersonaliseerd legitimatiebewijs.

De blanco legitimatiebewijzen die je tijdens de bestelronde kunt bestellen bevatten vanaf dit jaar een uniek nummer en een unieke QR-code. Bestel hier niet te veel van. Vanaf deze collecte zien de blanco legitimatiebewijzen er hetzelfde uit als de gepersonaliseerde legitimatiebewijzen die je automatisch krijgt toegestuurd.

Net als voorgaande jaren houden we jullie via nieuwsbrieven op de hoogte over wanneer jullie materialen kunnen bestellen en kunnen beginnen met het verwerken van de administratie.

Nieuwsbrieven en onderlinge communicatie tussen vrijwilligers

Vorig jaar is in de community een sectie ingebouwd waar je als coördinator of wijkhoofd kunt aangeven of je contactgegevens zichtbaar mogen zijn voor andere coördinatoren en wijkhoofden in de gemeente. Als je akkoord geeft, wordt dit zichtbaar en kunnen jullie contact opnemen met elkaar over collectezaken. We weten dat de behoefte er is, helaas is daar in 2024 niet heel veel gebruik van gemaakt. Vanuit de privacy is het belangrijk dat jullie zelf toestemming geven dat je mailadres en telefoonnummer zichtbaar worden voor andere coördinatoren en wijkhoofden in de gemeente. Deze mogelijkheid gaat alleen werken als veel mensen die toestemming ook daadwerkelijk geven. Het gaat hier alleen om mailadres en telefoonnummers, er worden geen adressen gedeeld.

Als coördinator is het belangrijk goede afspraken met je wijkhoofden te maken over wie wat gaat doen in de community. In de community is voor de coördinatoren nu een aparte lijst beschikbaar met de gegevens van je wijkhoofden op een rijtje. Mis je wijkhoofden of heb je nieuwe wijkhoofden? Geef dit via de knop ‘Vraag aan collecteteam’ op de homepage van de community aan ons door, dan maken wij het in orde.

Werving wijkhoofden

Amnesty werft in principe geen wijkhoofden. We horen van veel coördinatoren dat het goed werkt om deze te zoeken onder de collectanten en om hen persoonlijk te vragen. Ook verschilt het per coördinator welke taakverdeling die voor ogen heeft. Heb jij dringend een wijkhoofd nodig en lukt het niet om deze te vinden onder je collectanten? Laat ons dat dan weten via ‘Vraag aan collecteteam’ in de community, dan kunnen we met elkaar kijken welke aanpak er mogelijk is.

Nieuwsbrief naar collectanten

We sturen vanuit het kantoor alle collectevrijwilligers op 7 januari 2025 een ‘Save the date’ per mail, zodat ze de datum van de collecteweek alvast in de agenda kunnen noteren. Ook vertellen we hun dan over de iDeal QR-codes, het online collecteren en wanneer ze toegang tot het online collecteren ontvangen.

En verder nog even het volgende

• We zijn er trots op dat we afgelopen jaar met de nieuwe pagina voor alle collectanten niet alleen de opbrengst van de QR-code direct zichtbaar konden maken, maar ook een flinke boost hebben kunnen geven aan het online collecteren. De online opbrengst is met 93% gegroeid naar € 195.000
• Het is de bedoeling om mailings aan collectanten ook aan de coördinatoren en wijkhoofden te sturen. Je kunt sowieso alle nieuwsbrieven op de website lezen: https://www.amnesty.nl/nieuws/ collecte.
• Op dit moment is het nog niet mogelijk bestellingen te doen in de community. Begin januari 2025 sturen we de uitnodiging om materialen te bestellen en zullen we ook iets vertellen over de materialen.
• Amnesty International vindt jouw privacy heel belangrijk. Wij verwerken persoonsgegevens en andere data zorgvuldig en in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving ter bescherming van jouw privacy. Meer informatie over hoe Amnesty omgaat met de (persoons)gegevens van haar vrijwilligers van de collecte, vind je in onze Privacyverklaring Collecte.