Nieuwsbrief coördinatoren en wijkhoofden 4 januari 2022
Allereerst wil ik jullie allen een gelukkig en gezond 2022 wensen. Deze mailing wordt vandaag verstuurd aan alle coördinatoren en wijkhoofden, zodat zij direct contact kunnen opnemen met de collectanten en dit kunnen registreren in de community.
Webinars
In de nieuwsbrief van december stelden we de coördinatoren in de gelegenheid zich in te schrijven voor de webinars als voorbereiding op de collecte 2022. Deze inschrijving staat nog steeds open. De webinars over bestellingen en het afstorten van het collectegeld zijn belangrijk voor de coördinatoren. De wijkhoofden kunnen zich ook inschrijven voor de webinars over de looproutes en de financiële afhandeling van de collecte.
Bestellingen 5 en 13 januari 2022
Looproutes 2 en 10 februari 2022
Afstorten collectegeld 23 februari en 3 maart 2022
Financiële afhandeling collecte 16 en 17 maart 2022
Sluitingsdatum legitimatiebewijzen
De legitimatiebewijzen worden ook dit jaar weer op naam geprint. De sluitingsdatum voor de bewijzen is 1 februari. Aan het einde van die dag sturen wij het bestand met namen naar de drukker. Wij laten een legitimatiebewijs printen voor elke collectant waarbij het vinkje ‘Loopt mee’ aanstaat in de lijst Mijn Collectanten. Weet je zeker dat iemand niet meeloopt dit jaar? Zet het vinkje dan uit. De coördinator ontvangt de legitimatiebewijzen dan in de tweede helft van februari en zorgt dat deze ook bij de wijkhoofden komen.
Op elk geprint legitimatiebewijs komt een persoonlijke iDeal QR-code. Hierdoor kan je in de community zien hoeveel geld elke collectant met de iDeal QR-code heeft opgehaald. Verder tref je ook een sticker aan met dezelfde iDeal QR-code. Deze kun je op de collectebus van de betreffende collectant plakken.
Voor mensen die zich later nog aanmelden, kun je blanco legitimatiebewijzen bestellen, samen met de overige materialen. Daar schrijf je de naam van de collectant met de hand op. Blanco bewijzen hebben een algemene iDeal QR-code, waarvan de opbrengst niet te herleiden is naar de collectant.
Bestellingen (voor coördinatoren)
De bestellingen kunnen in de community gemaakt worden de coördinator van 12 januari tot en met 13 februari. Je ontvangt de materialen dan tussen 22 januari en 19 februari.
Lees de begeleidende teksten op de betreffende pagina goed door. Daarnaast ben je welkom op de webinars over bestellingen op woensdag 5 januari in de avond of donderdag 13 januari in de middag. Aanmelden kan bij het kopje webinars van deze nieuwsbrief.
Persoonlijke pagina
Elke collectant krijgt vlak voor de collecte een link naar een persoonlijke collectantenpagina. Daar wordt de opbrengst van de persoonlijke iDeal QR-code zichtbaar, evenals de contante opbrengst na afloop. Net als vorig jaar kunnen ze vanaf deze persoonlijke pagina ook een digitale collectebus aanmaken of inloggen op hun digitale collectebus die ze in 2021 aangemaakt hebben.
Wij vinden het belangrijk dat er persoonlijk, telefonisch of per e-mail contact is tussen de coördinator of het wijkhoofd en de collectant. Dat motiveert de collectanten vaak om weer mee te doen en zelfs een extra stapje te zetten. De mailings vanuit Amnesty zijn hier aanvullend op.
Op 11 januari zullen we alle collectanten die we mogen mailen een e-mail sturen waarin we de collecte nogmaals aankondigen en ook de mogelijkheid tot online collecteren uitleggen.
Vragen voor de Collecteservice
De meeste coördinatoren en wijkhoofden zijn inmiddels aan de slag in de community.
We willen alle coördinatoren graag zo goed mogelijk helpen. Om iedereen goed van dienst te kunnen zijn, hebben we twee verzoeken:
1) Kijk eerst in de handleidingen bij Mijn Documenten in de community als je een vraag hebt. Je vindt dan meestal sneller het antwoord, zeker in de weekenden.
2) Staat het antwoord op je vraag niet in de handleiding? Dien deze dan in via de community. Dit hoeft maar één keer. Meerdere keren insturen via de e-mail en de community leidt tot vertraging in het beantwoorden.
We hopen dat we op deze manier meer ruimte creëren om bijzondere situaties sneller uit te zoeken en op te lossen. Wij streven ernaar om vragen binnen drie werkdagen te beantwoorden.
Veel succes met de voorbereidingen!