Nieuwsbrief coördinatoren en wijkhoofden 2 januari 2024
Graag informeren we je over de deadlines voorafgaand aan de collecte in de week van 10 tot en met 16 maart 2024. Volgende week zullen alle collectanten een mail van ons ontvangen. Wij informeren hen over de datum van de collecte en geven informatie over de collecte zelf. Wij vinden het belangrijk dat er persoonlijk, telefonisch of per e-mail contact is tussen de coördinator of het wijkhoofd en de collectant. Dat motiveert de collectanten vaak om weer mee te doen en zelfs een extra stapje te zetten. De nieuwsbrieven vanuit Amnesty zijn hier aanvullend op.
Webinars
In de nieuwsbrief van eind november gaven we je de mogelijkheid om je in te schrijven voor onze webinars, waarmee je je kunt voorbereiden op de collecte 2024. Mocht je je nog niet hebben opgegeven, maar wil je wel graag een webinar bijwonen? Meld je dan alsnog aan via de link in de nieuwsbrief. Tijdens deze webinars krijg je ook de mogelijkheid om via de chat vragen te stellen aan het collecteteam.
- Bestellingen maken en belang van de community 3 en 8 januari 2024
- Uitleg opzet online collecte 17 en 22 januari 2024
- Afstorten bij Geldmaat en financiële afhandeling 14 en 19 februari 2024
De communities
De voorbereidingen van de collecte zijn in volle gang. De community ’s zijn open, zodat je toegang hebt tot de gegevens van de collectanten.
Sluitingsdatum legitimatiebewijzen
De legitimatiebewijzen worden op naam geprint. Daarvoor moeten we uiterlijk op 30 januari weten welke collectanten er wel en niet lopen. Aan het einde van die dag sturen wij het bestand met namen naar de drukker. Wij laten een legitimatiebewijs printen voor elke collectant van wie het vinkje ‘Loopt mee’ aanstaat in de lijst Mijn Collectanten. Weet je zeker dat iemand niet meeloopt dit jaar? Zet het vinkje dan uit. De coördinator ontvangt de legitimatiebewijzen in de tweede helft van februari en zorgt dat deze ook bij de wijkhoofden komen.
Op elk legitimatiebewijs komt een persoonlijke iDEAL QR-code. Je kunt je in de community zien hoeveel geld elke collectant met de iDEAL QR-code heeft opgehaald. Verder ontvang je ook een sticker met dezelfde iDEAL QR-code. Deze kun je op de collectebus van de betreffende collectant plakken.
Voor mensen die zich later nog aanmelden, kun je blanco legitimatiebewijzen bestellen, samen met de overige materialen. Daar schrijf je de naam van de collectant met de hand op. Blanco bewijzen hebben een algemene iDEAL QR-code, waarvan de opbrengst niet te herleiden is tot de collectant.
De materialen en bestellingen
Graag vertel ik je alvast wat over de aanpassingen wat betreft de materialen die we in 2024 gebruiken.
• We bedanken de collectanten dit jaar met een potlood waaruit een fleurig boeketje bloemen kan groeien, en een speciale kaart met een mooi gedicht en een kortingscode. Deze kun je bestellen bij de overige materialen.
• Voor de coördinatoren en wijkhoofden hebben we ook een sfeervolle verrassing.
• Voor het afstorten van het papiergeld is het belangrijk dat je een sealbag bij de materialen bestelt.
• Verder staat op de bestellijst ook het collecteshield. Deze kun je inzetten om te collecteren zonder dat mensen contant geld kunnen geven.
Van 2 januari tot en met 4 februari kan de coördinator in de community de bestellingen doen. Je kunt ook per wijkhoofd individuele bestellingen doen.
• Je moet alle gegevens voor het afleveradres zelf invullen, dus ook als het naar je eigen adres gestuurd moet worden.
• We gaan werken met track and trace. Belangrijk is dat je dan je e-mailadres vermeldt bij de bestelling.
• Bij de bestelling krijg je een apart telefoonnummer van de klantenservice mee. Voor vragen kun je daar terecht, en niet meer bij de collecteservice.
• Je kunt je vanuit deze nieuwsbrief aanmelden voor de webinar over bestellingen op 3 of 8 januari.
Communicatie met de collectanten
Vorig jaar hebben we een deel van de collectanten gebeld om te vragen of ze dat jaar wilden collecteren. Dat doen we dit jaar niet. Deze belronde was voor veel coördinatoren, wijkhoofden en collectanten verwarrend. Neem op tijd contact op met de collectanten via e-mail, WhatsApp, telefoon, of vraag hen persoonlijk of ze dit jaar weer willen collecteren. Krijg je geen reactie? Bel hen dan alsnog, zodat je vooraf weet wie er wel en niet meedoen.
Op 9 januari sturen we alle collectanten die we mogen mailen een nieuwsbrief met de datum van de collecte 2024. We vertellen daarin ook wat ze vanuit Amnesty’s collecteteam de komende maanden aan informatie kunnen verwachten.
Helaas wordt de groep collectanten die we, wegens een tekort aan coördinatoren en wijkhoofden, niet van een fysieke collectebus kunnen voorzien steeds groter. Uiteraard bieden we deze mensen de mogelijkheid om online collecteren. Maar wat zou het mooi zijn als zij toch langs de deuren kunnen. Wil jij een deel van deze collectanten bellen en een looproute voor hen aanmaken? Wij voorzien ze dan van materiaal dat speciaal ontwikkeld is om toch langs de deuren te gaan en waarmee ze alleen via een QR-code kunnen collecteren. Ze hoeven naderhand ook niets in te leveren. Wil jij helpen? Stuur dan even en mail aan collecteservice@amnesty.nl.
Elke collectant krijgt rond 6 februari een link naar een persoonlijke collectantenpagina. Daar wordt de opbrengst van de persoonlijke iDEAL QR-code zichtbaar en van daaruit kunnen ze direct online collecteren. Ze hoeven daarvoor geen account aan te maken. De persoonlijke pagina is ook goed benaderbaar vanaf de mobiele telefoon. Vlak voor de collecte sturen we alle collectanten de link naar de persoonlijke pagina ook nog per sms.
Vragen voor de collecteservice
De meeste coördinatoren en wijkhoofden zijn inmiddels aan de slag in de community. We willen iedereen graag zo goed mogelijk helpen. Wij streven ernaar om vragen via de community en e-mail binnen drie werkdagen te beantwoorden.
Als je het antwoord op een vraag niet kunt vinden in de handleiding, dien deze dan in via de community. Dit hoeft maar één keer. Meerdere keren insturen via de e-mail en de community leidt tot vertraging in het beantwoorden. Inzicht in berichten die je gestuurd hebt zie je onder het kopje ‘Vraag aan collecteteam’.
Heel veel succes met de voorbereidingen!
Marjo Schepers
Namens Amnesty’s collecteteam