Nieuwsbrief coördinatoren en wijkhoofden 1 maart 2023

Collecte 2023

Nog ruim een week en dan gaat de collecteweek van Amnesty International van start. Jullie zitten nu nog volop in de voorbereidingen voor de week van 12 tot en met 18 maart en we hopen dat alles soepel verloopt. We zijn er trots op dat we een aantal aanpassingen van vorig jaar mee hebben kunnen nemen naar dit jaar. Denk hierbij aan het tegelijkertijd fysiek en online collecteren.

We zij blij dit met jullie samen te doen, coördinatoren en wijkhoofden, maar ook met de duizenden collectanten die huis-aan-huis collecteren en met de honderden online collectanten. Nu alvast bedankt voor jullie grote inzet.

Webinars

De afgelopen maanden vonden weer diverse webinars plaats. De linkjes om deze webinars terug te kijken, vind je in de community onder het kopje Documenten en dan naar de map Webinars. Daar vind je ook de links naar twee instructiefilmpjes, één over collecteren met de QR-code en één over het afstorten van het geld.

Financiële afhandeling

Er is een grote aanpassing geweest in de financiële afhandeling. Het is niet meer nodig om alle gegevens op papier aan ons toe te sturen. Wel moet je bepaalde zaken ruim een jaar bewaren. Alles loopt nu via de community. Dat maakt het extra belangrijk op de juiste wijze de afrekenstaat in de community in te vullen, dat er een tweede persoon is die toeziet bij het geld tellen én om de stortingsbewijzen te uploaden. Mocht je meer informatie nodig hebben, bekijk dan de webinar nog eens terug.

Geld storten

Graag benadruk ik een paar belangrijke zaken bij het afstorten van geld bij Geldmaat.

• Afstorten van de sealbag kan alleen als je van ons een bevestiging hebt ontvangen dat wij je aanmelding van jouw sealbag hebben doorgezet naar de bank.
• De automaten om muntgeld af te storten zijn heel gevoelig. Gooi het geld er met kleine hoeveelheden in. Als de invoerbak voor munten sluit, dan gaat de machine één en ander verwerken. Wacht daar een paar minuten op. Als je te vroeg op het scherm klikt wordt het proces namelijk verbroken.
• Als je toch een storing krijgt, bel dan direct het storingsnummer, dat op de automaat staat, terwijl je nog bij de automaat bent. Belangrijk is daarnaast om het automaatnummer, dat ook op de automaat staat, de plaats en tijd goed te noteren voor jezelf.
• Zorg dat je tijdens het telefoongesprek een nummer issuenummer,, zodat je een bewijs hebt dat je de storing hebt doorgegeven. Als ze dat niet geven, vraag er dan om.
• We hebben met Geldmaat afgesproken dat wij in de cc komen van de mailwisseling over elke probleem met betrekking tot Amnesty. Zo ontvangen wij een kopie van de e-mail hierover.

We zijn er klaar voor

Als het goed is hebben jullie alle materialen ontvangen en voor een deel ook al uitgedeeld aan de collectanten. De collectanten die dit jaar niet huis-aan-huis willen of kunnen collecteren en de collectanten in gebieden waar we geen coördinatoren en wijkhoofden hebben, willen we bij de collecte betrokken houden en zullen we een online collectebus aanbieden.

Check je collectanten in de community

Er kunnen de afgelopen weken nog nieuwe collectanten aan je lijst zijn toegevoegd. Deze kun je vinden door je lijst op een andere manier te sorteren. Dat gaat als volgt. In de eerste kolom staat de datum waarop de collectant is begonnen. De datum staat op deze manier genoteerd: jaar, maand, dag. Daarmee kun je deze kolom sorteren. Nieuwe collectanten uit onze wervingsacties en mensen die zich via de website hebben aangemeld, kunnen op jouw lijst worden geplaatst en hebben een datum van na de vorige collecte. Houd je lijst dus goed in de gaten.

Inmiddels heeft iedere collectant een link gekregen naar een eigen collectantenpagina, waar ze later de opbrengsten van hun bus terug kunnen vinden. Daar kunnen ze ook een online collectebus aanmaken en later de opbrengst daarvan terugvinden. Heeft een collectant die mail niet ontvangen, dan komt dit mogelijk omdat we geen juist e-mailadres hebben. Geef in dat geval hun gegevens aan ons door, dan mailen we de link alsnog. Jullie vinden de opbrengsten van alle collectanten in het dashboard in de community.

Als extraatje zullen we alle collectanten die we mogen sms’en en waar we een 06-nummer van hebben een sms-bericht sturen, zodat ze aan het einde van de collecteweek hun eigen achterban nog kunnen benaderen.

Heel veel succes met de verdere voorbereidingen en neem zeker contact met ons op als je ergens niet uitkomt. We helpen je graag!